La higiene es importante... incluso en tu correo electrónico

Hace unos días tuve una conversación con un amigo que tenía serios problemas para gestionar su correo electrónico. Me decía que a veces dejaba su correo electrónico con correos leídos, pero sobre los que tenía que hacer alguna acción y no sabía bien cómo organizarse al respecto, porque al tiempo, cuando los veía como leídos, creía que ya había hecho todo lo necesario o después los olvidaba. En otras ocasiones pasaba por alto correos importantes porque había pasado el cursor por encima y se habían quedado como leídos y finalmente los había olvidado. Esto le ocasionaba muchos problemas en el trabajo.

Mi filosofía en cuanto al correo electrónico es un poco especial, pero me funciona:

- Contestar a TODOS los emails (aunque sea con un "Recibido" o un "OK. Gracias."): Cuando nos ponen un correo electrónico es porque se espera de nosotros alguna acción. En la mayoría de ocasiones se trata de una acción directa, como una contestación o una gestión como tramitar un pedido. Si, por ejemplo, la gestión de un pedido emite una respuesta automática, entonces no es necesario que hagamos nada más que tramitarlo. La respuesta será directamente la confirmación del pedido por parte de nuestra empresa. Pero por el contrario, en ocasiones únicamente el sentido de que recibamos un email es estar enterados. En estos casos, también soy partidario de enviar un "Ok. Enterado" o "Estoy al corriente" para informar de que nos hemos enterado de la información que nos han transmitido.

- Archivar todos los emails sobre los que ya no tenemos nada que hacer: Cuando hemos tramitado un pedido o hemos contestado a un cliente, hay que archivar el email. Digamos que para mi, la bandeja de entrada del email es como la mesa de tu escritorio. Lo ideal es tener encima de la mesa los asuntos pendientes de solución, pero si ya los has resuelto puedes guardarlos en el archivador correspondiente o directamente tirarlos a la destructora de documentos. Por procedimiento interno mío, yo siempre guardo todos los emails y además suelo trabajar en la nube (Gmail) para evitar la pérdida de cualquier email si por ejemplo se me estropea el ordenador. No es la primera vez que algún cliente o amigo me escribe pidiéndome información sobre emails porque ha perdido su disco duro o le han tenido que formatear el ordenador por un virus.

- Posponer sin complejos. Cuando un asunto necesita de tu revisión o contestación posterior, puedes utilizar sistemas como Inbox de Gmail que te permite posponer los emails hasta más adelante en el tiempo o cuando llegues a un cierto lugar. Por ejemplo, si quieres comentar un asunto con un cliente, puedes posponer el email hasta que llegues a su ubicación. Inbox archivará el mensaje y desaparecerá de tu bandeja de entrada hasta que llegues a la ubicación solicitada y entonces aparecerá de nuevo. Igualmente se puede hacer para un momento. Por ejemplo: si tienes que controlar un pedido para ver cómo va o quieres recordarle a un cliente la caducidad de una oferta, puedes posponerlo para más adelante e igualmente desaparecerá de tu bandeja de entrada para aparecer en el día y hora concretos que has solicitado.

- Posponer las respuestas emocionales. Cuando un asunto de trabajo se convierte en un conflicto y sientes que empieza a hervirte la sangre, tal vez no sea el momento adecuado para enviar un email sobre ese asunto. Si un asunto se complica o has recibido una respuesta poco amigable de alguien al respecto... no vale con contar hasta diez y respirar hondo... lo mejor es contestar al día siguiente. Los asuntos complicados se resuelven mucho mejor con la cabeza fría... y esto es válido para todo en la vida.

¿Y tú, cómo organizas tu email: pospones o contestas inmediatamente, archivas o dejas todo en la bandeja, archivas o dejas todos los emails en la bandeja de entrada?

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